Sisäinen tarkastus löysi merkittäviä ongelmia siitä, miten yliopistoa johdetaan

Tampereen yliopiston hallitus käsitteli kokouksessaan 23. elokuuta sisäisen tarkastuksen raporttia, jossa arvioitiin yliopiston johtamisjärjestelmän menettelytapoja ja toimintaperiaatteita.

Tarkastuksen ja raportin on tehnyt tilintarkastus- ja konsulttiyhtiö KPMG. Yliopisto tilaa siltä muutkin toimintansa säännölliset sisäiset tarkastukset.
Raportissa tarkastellaan lähemmin kahta yliopiston hallinnollista prosessia: johtosäännön kehittämistä vuosina 2020–2021 ja kampuskehityshanketta vuosina 2019–2021.

Yliopisto pyrkii sisäisillä tarkastuksilla valvomaan sitä, miten hyvin se toimii omien tavoitteidensa, päämääriensä ja sääntöjensä mukaan. Johtamisjärjestelmään kohdistuvan tarkastuksen tavoitteeksi oli mainittu järjestelmän tarkastelu ”yliopiston sääntöjen, hyvän hallintotavan periaatteiden ja yleisten hyvien käytänteiden näkökulmasta”.

Johtamisjärjestelmä tarkoittaa käytännössä sitä, kuka päättää mistäkin asioista, kuka valmistelee päätökset millekin päättävälle elimelle, miten päätöksenteon osat asettuvat toisiinsa hierarkkisesti, ja keitä ihmisiä näihin osasiin ylipäätään kuuluu.

Sisäinen tarkastus löysi merkittäviä ongelmia yliopiston johtamisjärjestelmästä.

Ongelmia valmistelussa, kuuntelussa ja luottamuksessa

Tarkastus teki yliopiston johtamisjärjestelmästä neljä keskeistä havaintoa. Niistä kolme on nostettu kriittisyytensä puolesta neliportaisen arviointiasteikon toiseksi korkeimpaan luokkaan ”erittäin merkittävä”. Yksi havainto on kaikkein korkeimmassa ”kriittinen”-luokassa. Yhtäkään havaintoa ei ole kirjattu asteikon kahdelle alemmalle, vähemmän kriittiselle portaalle.

Raportissa käytetyn asteikon mukaan erittäin merkittävät havainnot edellyttävät mahdollisimman pikaisia, kriittiset viipymättömiä korjaavia toimenpiteitä.

Kolme ”erittäin merkittäväksi” luokiteltua ongelmaa liittyivät hyvän hallintotavan periaatteiden noudattamiseen päätöksenteossa ja valmistelussa, strategian toimeenpanoon ja seurantaan hallituksessa sekä konsistorin, hallituksen ja rehtorin väliseen yhteistyöhön.

Hyvään hallintotapaan liittyvät havainnot kytkeytyvät erityisesti puutteellisesti esiteltyihin päätösesityksiin. Yliopiston hallitukselle päätösesitykset esittelee yliopiston rehtori Mari Walls, joka viime kädessä vastaa niiden valmistelusta.

Tarkastuksessa todetaan, että kampuskehityshankkeen ja johtosäännön kehitysprojektin osana toteutetut laajat yhteisön kuulemiset ovat kaikuneet enimmäkseen kuuroille korville, sillä kuulemisten tulokset ovat matkalla hallituksen pöydälle karisseet esityksistä.

Johtosääntöprojektin osalta raportissa todetaan, että ”Kirjallisia perusteluita merkittävimpien ehdotusten toteuttamatta jättämisestä ei hallituksen liiteaineistossa ole todennettavissa.”

Kolme ”erittäin merkittäväksi” luokiteltua ongelmaa liittyivät hyvän hallintotavan periaatteiden noudattamiseen päätöksenteossa ja valmistelussa, strategian toimeenpanoon ja seurantaan hallituksessa sekä konsistorin, hallituksen ja rehtorin väliseen yhteistyöhön.

Yliopiston johtamisjärjestelmää tarkastelemaan asetettiin syksyllä 2020 siviili- ja kauppaoikeuden emeritusprofessori Thomas Wilhelmssonin johtama työryhmä, joka koostui yliopiston professoreista, henkilökunnasta ja opiskelijoiden edustajista.

Merkittävimmät näistä koskivat yliopiston konsistorin tehtäviä, mutta ne sivuutettiin päätöksenteossa.

Yliopiston tilakustannusten vähentämiseen pyrkineen kampuskehityshankkeen kohdalla yliopiston hallitus päätyi palauttamaan valmistellut päätöksen uudelleen käsittelyyn ja keräämään yhteisöltä lisää näkemyksiä. Tapahtumaan vaikutti voimakas yhteisön reaktio, joka näkyi niin mielenosoituksina kuin Helsingin Sanomissa käytynä yleisönosastodebattina.

Kun yliopiston hallituksen oli lopulta tarkoitus päättää kampuskehityksen toimenpiteistä marraskuussa 2021, se päätti suunnitelmien hyväksymisen sijaan järjestää ylimääräisen yhteisön kuulemisen kierroksen, koska yhteisön äänen ei katsottu päässeen kuuluviin valmistelussa. Lopulta tilavähennysten toteutustapa ja määrä muuttuivat huomattavasti maltillisemmiksi.

Raporttiin on kirjattu: ”Tiedekuntien kirjallisissa lausunnoissa esitetään asioita, joiden olisi tullut olla selvillä yhteisökuulemisten pohjalta jo kampuskehitykseen lähdettäessä. – – Kommenttien perusteella on havaittavissa, että kampuskehityshankkeen tavoitteet ja viestintä yliopistoyhteisölle eivät olleet riittäviä tai oikein kohdistettuja.”

KPMG on kirjannut raporttiin tähän kohtaan toimintasuosituksen: ”Suositellaan, että merkittävien päätösasioiden valmistelun aikaisen osallistamisen ja kuulemisen ohella myös päätösesitykset viestitään ja perustellaan yliopistoyhteisölle. Päätösesityksen viestinnässä on suositeltavaa kuvata esitykseen keskeisesti vaikuttaneet asiat mahdollisimman avoimesti, jotta yhteisölle välittyy konkreettinen viesti päätösesityksen taustasta ja sisällöstä.”

Yliopiston strategian toimeenpanoa koskeva havainto kiteytyy sekin valmistelutyöhön. Raportissa todetaan, että yliopiston strategiaa on kyllä käsitelty hallituksen kokouksissa ja muun muassa rehtoraatin ja hallituksen työpajassa. Hallituksen päätöksenteon tueksi toimitetuista esittelyaineistoista ei kuitenkaan käy ilmi esimerkiksi se, mitä konkreettisia asioita on tehty koulutuksen kehittämisen saralla, jolle on strategiassa asetettu selkeitä tavoitteita.

”On mahdollista, että hallitukselle ei ole välittynyt riittävää tilannekuvaa strategisen päätöksenteon tueksi”, raportissa todetaan.

Konsistorin, hallituksen ja rehtorin välistä yhteistyötä käsittelevä osuus puolestaan nostaa keskeisimpänä havaintona esiin sen, että nämä yliopiston kolme merkittävintä toimijaa eivät ole näyttäneet muulle yhteisölle esimerkkiä keskinäisen luottamuksen rakentamisessa. Ongelmat keskittyvät enimmäkseen konsistorin ja rehtorin väleihin. Rehtoraattia konsistorissa edustaa provosti, ja rehtoria itseään ei esimerkiksi kutsuta konsistorin iltakouluihin. Raportissa suositetaankin, että hallituksen, rehtorin ja konsistorin kesken järjestetään säännöllisiä kokoontumisia.

Kaikkein korkein, KPMG:n tarkastajien ”kriittiseksi” luokittelema havainto oli epäonnistuminen yhteisen toimintakulttuurin luomisessa uuteen yliopistoon. Havainto on oikeastaan yllä mainittujen seikkojen summa ja kiteytyy siihen, että päätöksentekojärjestelmää ja sen toiminnan logiikkaa on hankala hahmottaa pääasiassa puutteellisen viestinnän vuoksi.

Lisäksi osana ongelmaa nähdään myös se, että johtosääntöprojektin työryhmäraporttia kommentoitaessa yliopistoyhteisön edustajien ja korkeinta akateemista päätäntävaltaa käyttävän konsistorin jäsenten kommentit heijastelivat puhujan taustaa ja aiempaa kokemusta yliopiston toimintakulttuurista. Käytännössä kahtiajako asettuu vanhan Tampereen yliopiston ja Tampereen teknillisen yliopiston välille. Visiiri-lehti kirjoitti konsistorin kahnauksista vuosi sitten tässä artikkelissa. Uuden yliopiston konsistorin surkea työkulttuuri on ollut suoraa perua tästä kahtiajaosta.

Lue kirjoittajan kommentti ”Luottamus syntyy vain avoimuudesta”

Koko tarkastusraportin voit lukea täältä.

Artikkelin kuvitus on generoitu DALLE-2 -tekoälyllä ”a dystopic view of depressed university students reading books and writing essays outside because the library building is sold”-tyyppisillä hakufraaseilla.