Visiiri sukelsi hankintadatan kaavioiden syövereihin – Millaisia hankintoja yliopisto teki vuonna 2022?

Tampereen yliopisto teki vuoden 2022 aikana hankintoja yhteensä noin
111 miljoonalla eurolla, mikä on noin 4 miljoonaa enemmän kuin vuonna 2021. Hankintojen rahallinen määrä kasvoi siis 4,1 prosenttia edeltävään vuoteen verrattuna.

Eniten rahaa käytettiin rakennusten ja alueiden ylläpitoon eli muun muassa tilavuokriin. Tähän upposi noin 43,6 miljoonaa euroa. Vuoden 2022 suurin toimittaja olikin kiinteistöjen vuokrauksesta vastaava Suomen Yliopistokiinteistöt Oy. Yliopiston tila- ja kiinteistöpalvelujen mukaan Kaupin kampuksen Arvo 2 -rakennus on yliopistolle kaikkein kallein kiinteistö. Arvo-rakennusten yhteenlaskettu vuokra onkin noin 6,6 miljoonaa euroa. Arvo 2:ssa on paljon erikoislaboratorioita, jotka osaltaan selittävät vuokran suuruutta.

Muita palveluun kirjattuja hankintakategorioita olivat hallinnolliset palvelut, ICT-hankinnat, asiantuntija- ja toimistopalvelut sekä aineet, tarvikkeet ja tavarat.

TAMPEREEN yliopisto on Suomessa ensimmäinen koulutusorganisaatio, joka kertoo hankinnoistaan tutkihankintoja.fi -palvelun kautta.

”Tämä on vielä uutta meillekin”, toteaa Tampereen yliopiston hankinnan erityisasiantuntija Kim Nordling.

Nordlingin mukaan hankintadata perustuu maksetuista laskuista koostuvaan maksuliikenteeseen. Datassa ovat mukana vain Y-tunnukselliset maksunsaajat eli yritykset. Tutkihankintoja.fi -palvelussa voidaan tarkastella maksuja yksittäisen laskun tasolle asti ja katsoa, keneltä ja milloin tuotteita ja palveluja on hankittu.

”Data perustuu suoraan kirjanpitoon. Hankintoja tekevät siis kaikki, jotka hyväksyvät laskuja. Arvokkaampia hankintoja suunnitellaan toki etukäteen”, Nordling sanoo.

Yliopiston talouspalvelujen mukaan noin 150 henkilöllä on valtuudet tehdä hankintoja omalle vastuualueelleen. Tarvittaessa tilausvastuuhenkilöt ottavat yhteyttä hankintayksikköön, joka avustaa suuremmissa hankinnoissa. Yksittäisillä työntekijöillä on lisäksi hallussaan maksuaikakortteja, joita käytetään esimerkiksi matkakuluihin, kuten junalippuihin ja hotelleihin. Korteilla voi tehdä myös pienhankintoja, joihin työntekijät ovat saaneet erikseen luvan. Tällaisiin pienhankintoihin lukeutuvat esimerkiksi kirjat ja somemarkkinointi.

HANKINNAT on luokiteltu datassa hankintayksiköittäin. Yksiköt eivät Nordlingin mukaan kerro suoraan eri tiedekuntien tekemistä hankinnoista, mutta niitäkin pystyy tarkastelemaan suodattimien avulla. Esimerkiksi ”Informaatioteknologia ja viestintä” -yksikkö ei siis suoraan kerro samaisen tiedekunnan maksetuista laskuista, vaan mukana on myös yliopiston tekemiä yleisiä hankintoja. Tämä johtuu Nordlingin mukaan siitä, että datan koostamisessa on käytetty apuna standardoitua kategorisointia.

Noin 150 henkilöllä on valtuudet tehdä hankintoja omalle vastuualueelleen.

Koska palvelu ei julkaise esimerkiksi henkilötietoja, on osassa dataa myös salassa pidettäviä tietoja. Esimerkiksi Maahanmuuttovirastolta tehtyjen hankintojen kohdalla tietoja on salattu.

DATASTA voidaan tarkastella myös sitä, miten hankinnat jakautuvat eri kuukausille. Loppuvuodesta hankintoihin käytetään huomattavasti enemmän rahaa verrattuna esimerkiksi alkuvuoden kuukausiin. Tämä selittyy sillä, että seuraavan vuoden rahoitustilanteesta ei voida olla täysin varmoja, ja mahdollinen ylijäämä halutaan käyttää loppuun ennen vuodenvaihdetta.

”Joulukuussa käytetään määrärahat loppuun, esimerkiksi investointeihin”, Nordling toteaa.

Hän pohtii, että määrärahojen tarkkailun sijaan hankintojen tulisi kuitenkin perustua todelliseen tarpeeseen.

OSA yksittäisistä maksuista näkyy palvelussa miinusmerkkisenä. Tämä kertoo Nordlingin mukaan esimerkiksi hyvityslaskuista tai rikkoutuneiden tuotteiden korvauksista.

”Jos vaikkapa hyvityslaskuja on paljon, niin pitää miettiä, että mitä näiden laskujen taustalla on.”

Nordling huomauttaa, että hankintadatan tarkoitus on näyttää hankintoihin liittyviä suurempia trendejä, joita voidaan verrata edellisvuosiin. Datan päämääränä ei siis niinkään ole huomion kiinnittäminen yksittäisiin laskuihin, vaikka niidenkin tarkastelu on palvelussa mahdollista.

HANKINTADATA AVAA JULKISTEN VAROJEN KÄYTTÖÄ
– Tampereen yliopisto tekee ulkopuolisia hankintoja eri toimittajilta.
– Hankintoja avaava data on julkaistu tutkihankintoja.fi -palvelussa, jonka on toteuttanut Hansel Oy. Yritys vastaa myös esimerkiksi valtion ja kuntien hankintadatoista.
– Tampereen yliopisto on Suomen ensimmäinen koulutusorganisaatio, joka julkaisee tiedot hankinnoistaan kyseisessä palvelussa.
– Hankintadatan avulla voidaan tarkastella hankintoihin liittyviä trendejä ja verrata niitä esimerkiksi edelliseen vuoteen.

Tutustu Tampereen yliopiston hankintadataan tästä. Valitse ”Muut organisaatiot” ja suodata aikaväliksi vuosi 2022. Löysitkö hankintadatasta jotakin kiinnostavaa? Lähetä vinkki Visiirin toimitukseen osoitteessa toimitus@visiirilehti.fi.